Табель рабочего времени значение букв. Отпуск без сохранения заработной платы в табеле

Табель учета рабочего времени - обозначения 2017-2018 годов в большинстве компаний продолжают брать из унифицированной формы, хотя она теперь и имеет лишь рекомендательный характер. По какому принципу в табеле ведется учет рабочего времени и какие обозначения для этого используются, будет рассказано в статье далее.

Для чего нужен табель, какая его форма чаще всего применяется?

Необходимость табеля учета рабочего времени (далее по тексту — табель) обусловлена:

1. Требованиями ст. 13 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, согласно которому все субъекты хозяйствования обязаны фиксировать каждый факт своей хозяйственной жизни.
2. Удобством использования для расчета зарплаты.

Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.

Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.

По каким правилам расставляются буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени?

Кроме утвержденных унифицированных форм в постановлении Госкомстата № 1 также присутствуют разъяснения по их заполнению, которыми можно воспользоваться при возникновении проблем с оформлением той или иной формы. Согласно этим разъяснениям, в табеле отмечается фактически отработанное/неотработанное каждым сотрудником организации время. Для этого напротив фамилии каждого работника проставляются определенные буквенные обозначения за каждый день месяца (учитываются в том числе выходные и праздничные дни), под которыми ставится количество часов (если можно или нужно сосчитать время, проведенное работником за работой).

При этом работодатель по своему усмотрению может выбрать любой из способов проставления отметок в табеле:

• либо методом сплошной регистрации, когда отмечаются явки/неявки и все иные отклонения;
• либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных, командировок и т. п.).

Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.

Расшифровка часто применяемых обозначений

В унифицированной форме табеля Т-12 приведены условные обозначения, используемые и в ней, и в форме Т-13. Вот некоторые из них:

• «Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
• «Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
• «РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111-112 ТК РФ);
• «С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
• «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
• «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
• «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
• «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• «В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).

Расшифровка значений букв, связанных с нештатными ситуациями (НН, ОЗ, НВ, ОВ, ОЖ)

Часто используемые обозначения, перечисленные в предыдущем пункте, хорошо известны кадровым служащим и работникам бухгалтерии. Однако в организации случаются и нештатные ситуации, связанные с выходом/невыходом сотрудников на рабочие места, — и их тоже нужно помечать в табеле во избежание неразберихи.

Вот отдельные случаи:

1. «НН» — неявка по невыясненным причинам. Проставляется в табеле, если работодателю неизвестны причины, по которым работник не вышел на работу. Эта обозначение предполагает, что после выяснения причин оно может быть исправлено. Например, сотрудник не выходил на работу на протяжении недели, на телефонные звонки при этом не отвечал, связаться с ним другими способами не представлялось возможным. В табеле в это время проставляется «НН». Если через неделю работник появился и принес больничный, тогда «НН» может быть исправлено на «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия).
2. «ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, предусмотренный законодательством. Например, согласно нормам ст. 128 ТК РФ гражданам по их требованию обязаны предоставить до 5 рабочих дней в связи с регистрацией брака или смертью близких родственников. Если же речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, предоставляемом по решению работодателя, проставляется «ОД» (оплачиваемый дополнительный отпуск).
3. «НВ» — дополнительные выходные без сохранения зарплаты. Подразумевается, что выходной день в этом случае предоставляется работнику по решению работодателя сверх выходных, которые закреплены в трудовом законодательстве (проще говоря, это отгул). Если же за такой дополнительный выходной еще и сохраняется зарплата, то проставляется «ОВ» (оплачиваемый дополнительный выходной).
4. «ОЖ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На протяжении всего времени декрета за сотрудником сохраняется рабочее место — значит, его фамилия проставляется в табеле, а напротив ставится соответствующая отметка.

Итак, различные буквенные обозначения, при помощи которых отображаются случаи явки/неявки сотрудника на рабочее место и их особенности, используются в табеле для удобства учета рабочего времени. Для проставления ряда обозначений лицу, ведущему табель, необходим документ, подтверждающий слова сотрудника. Перечень используемых при этом обозначений в большинстве компаний, как и сама форма табеля, берется из постановления Госкомстата № 1.

Обозначения в табеле учета рабочего времени осуществляются с помощью буквенных или цифровых кодов. Способ заполнения зависит от режима работы организации методом сплошной регистрации явок, неявок или методом фиксации отклонений. Порядок ведения первичного учетного документа закрепляется во внутренних нормативных актах предприятия.

Из этой статьи вы узнаете:

• как использовать буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени;
• какие условные обозначения в табеле учета рабочего времени применяются.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяются две формы:

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

• типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных.
• при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421 , воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года за номером 1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени

Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.

Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации.

Обозначение в табеле учета рабочего времени в 2017 году методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:

• при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов.
• при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.

Обозначение отпуска в табеле

Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:

• Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
• Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
• Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Унифицированную форму Т-12 заполняют:

• методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
• в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
• в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
• В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени

Скачайте документы по теме:

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Условное цифровое и буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени в 2017 году позволяет зафиксировать характер работы каждого сотрудника в течение календарного месяца:

• работа, осуществляемая в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
• работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
• работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
• работа, выполняемая сверхурочно: буквенный код «С», цифровой (04);
• вахта: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
• служебная командировка: буквенный код «К», цифровой (06);
• отпуск основной, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
• отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
• отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
• отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
• отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
• временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
• временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
• прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
• выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
• неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
• прогул: ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
• время простоя по вине работника: ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).

Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.

Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.

С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2017 году не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Табель учета рабочего времени. Прогул

Учебный отпуск обозначение в табеле

Обозначение в табеле учета рабочего времени учебного отпуска обозначается буквенным кодом «У» или цифровым 11. Посещение лекций, сдача промежуточных или государственных экзаменов, написание диссертации, дипломной работы требует времени. Если сотрудник трудоустроен не по совместительству, руководство обязано предоставить учебный отпуск и оплатить его.

Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, получающим первое высшее или специальное образование.

• справку-вызов необходимо предъявить в отдел кадров;
• письменное заявление подать на имя руководителя.

Табель учета рабочего времени с условными обозначениями 2017 заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

Обозначение больничного 2017 в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном.

Если сотрудник болел во время отпуска:

• обозначения в табеле учета рабочего времени проводятся с использованием буквенного кода «ОТ», цифрового 09;
• выходные дни в период отпуска не отмечают, расчет производится в календарных, а не в рабочих днях;
• отпуск продлевается, в табеле делается пометка «ОТ».

Работодателю необходимо учитывать, на основании ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время. Продлить отпуск из-за болезни нельзя автоматически. Только на основании заявления сотрудника отпуск может быть перенесен на другое время.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):

Заполненный образец табеля рабочего времени

В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.

Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.

Табель выполняет несколько функций:

• используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
• служит для осуществления надзора за графиком труда;
• помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.

Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени

Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:

• нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
• в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
• удаление из табеля графов и строк запрещено.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель

В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Суммированный учет рабочего времени

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.

— это главная составляющая работы любого предприятия. Это позволяет осуществлять контроль работы сотрудников.

Чтобы процедурой можно было управлять проще, стало необходимостью завести специальный документ, так называемый табель. Его можно заводить как в бумажном виде, так и в электронном, но расшифровка обозначений в табеле учета рабочего времени должна быть логичной и понятной.

Цель ведения табеля учета рабочего времени

Необходим для осуществления контроля за дисциплиной трудящихся, а также с его помощью несложно производить учет рабочего времени, в том числе отмечать причины отсутствия на рабочем месте и иные отклонения от режима рабочего дня.

Ведение документа позволяет решить задачи следующего плана:

1. Контролировать присутствие на рабочем месте всех работников, согласно штатной численности.
2. Осуществлять проведение дисциплины труда. Это можно легко отследить, ведь возможны опоздания или продолжительные перерывы на рабочих местах.
3. Для вычисления суммы заработка на период, указанный в табеле.
4. При подготовке отчетности эти ведомости служат источником необходимой информации.
5. При наложении административных взысканий на работника, если он не появился на работу своевременно.

Ранее были установлены единые формы документа, но с 2013г. их использование не стало обязательным, хотя многие предприятия предпочитают использовать именно их.

Как работать с табелем

На каждом предприятии для заполнения табеля имеется специально назначенное распорядительным документом лицо. Если организация состоит из нескольких работников, то, как правило, эти функции выполняет секретарь или представитель отдела кадров.

Если же предприятие располагает несколькими объектами, то в каждом подразделении назначается табельщик, а результаты ежемесячного учета рабочего времени обобщаются в расчетном центре.

Важно, чтобы в каждой организации имелся табель учета времени работы, это обязательный порядок. Сам бланк можно либо распечатать, либо заказать централизованно в типографии. Имеются формы Т-12 и Т-13.

Первая учитывает не только рабочее время, но и расчет за месяц. Заполнение производится одинаково, но при этом на начало следующего месяца открывается новый бланк, в котором отражаются следующие сведения:

• прописывается название организации в соответствии с уставными документами;
• указываются даты заполнения и порядковый номер;
• на какой период открывается табель;
• номера рабочего персонала, согласно записям в их личных карточках.

Остальная информация вносится в течение месяца, когда ведется табельный учет.

Условные обозначения

Чтобы была внесена ясность в заполнение документа, для этого должны быть специально установлены обозначения. Они отражают многие критерии, в том числе труда и отдыха. Всего 36 обозначений, хотя бывает и такое, что и этого недостаточно, так как информации бывает гораздо больше.

Обозначения в табеле

В таблице, представленной выше, прописаны наиболее часто встречающиеся обозначения. Обычно на первом листе табеля находятся все возможные обозначения. Это специально создано для ориентации и правильного определения, какую букву поставить в конкретном случае.

Правила заполнения табеля

Основные правила ведения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля учета рабочего времени — задача непростая, хотя, казалось бы, что здесь ничего сложного нет. Она требует особого внимания и кропотливости. Даже малейшая ошибка может отразиться на начислении заработной платы сотрудника, и начнутся спорные вопросы. Можно ставить по датам явки либо неявки на работу, это самый простой подход.

При этом в каждую клетку вносятся данные о присутствии сотрудников на рабочем месте, либо отсутствии, но с обязательным указанием причины. Указывается и количество рабочего времени, реально отработанного в этот день.

В табеле обозначается буквой «В», а под ней проставляется» 0″. Если день рабочий, то следует обозначить «Я» это явка на работу. Если работник находится в командировке, то нужно поставить букву К.

При расчете рабочего времени не нужно прибегать к сложным формулам, достаточно выполнить простые арифметические действия. Согласно количеству отработанных часов и осуществляется начисление заработной платы.

1. Документ заполняется каждый день, а по результатам месяца производится начисление заработной платы.
2. Если имеются изменения в списочном составе, то эти данные вносятся в табель.
3. В верхней половине строчки прописываются отклонения от нормального режима времени работы, а в нижней — условные обозначения.
4. Если необходимо в одной клетке выставить одновременно два отклонения, то делается это через дробь.
5. В случае если в табель занесена ошибка, то необходимо подготовить дополнительный документ со всеми возможными корректировками.
6. Если табель заполняется первый раз, то ставится «0», а если требуется внести корректировки, то 1 или 2 и далее.

Важные нюансы при заполнении табеля

Не менее важно учитывать методику регистрации отклонений. Обычно это используется при одинаковой продолжительности рабочего времени в течение всего периода.

Для особых случаев применяются такие отклонения, как , сверхурочная работа либо неявки по неизвестным причинам. Этот метод позволяет значительно сэкономить время на расчет, а результат получается точно таким же.

На бумажном варианте это выглядит так:

1. В верхней строке пишутся условные обозначения, свидетельствующие об отсутствии работника.
2. Строчка снизу остается незаполненной.

Если производить окончательный подсчет по отработанному времени, то нули в этом случае никакой значимости не имеют. Если продолжительность рабочей смены одинаковая, то остается выполнить расчет по количеству пустых клеток в строке сверху и перемножить их на отработанные часы.

Этим способом пользуются опытные кадровые работники, и он идеально подходит для малочисленных предприятий. Даже если работодатель не осведомлен о существовании этого уникального способа, то ему всегда можно его предложить.

Важно учесть, что табель должен заполняться каждый день. Если имеются сомнения, какое условное обозначение поставить, то изначально можно внести запись карандашом.

Как ведется электронный табель

Сегодня имеется иной более современный вариант учета рабочего времени. Это электронный табель. Если одновременно ведется и бумажный и электронный вариант, то они обязательно должны содержать одинаковую информацию. Это необходимо выполнять, чтобы сведения о работнике были сохранены всеми доступными способами.

Создание в программном обеспечении Excel данного табеля — это наилучшее решение. Таблицы позволяют определить вид и размер формата. А задание вычислений в этой программе поможет справиться с подсчетом.

На практике встречаются и такие ситуации, когда у табельщика недостаточно навыков при работе в Excel, но можно подобрать и иную . Можно подготовить компьютерный вариант табеля, дублирующий бумажный. Так время работы с документом сократится.

Каждая лицензированная программа стоит немалых денежных средств, не на всех предприятиях имеются средства на эти приобретения. Тем не менее, они удобны и практичны в работе.

Как хранить документ

Как и сколько хранится табель учета рабочего времени

Табель необходим для начислений заработной платы за месяц, в том числе является доказывающим фактом, что сотрудник находился на рабочем месте. Его ведение важно в каждой организационной структуре.

Многие работодатели задаются вопросом, сколько времени нужно хранить табель учета рабочего времени и когда его нужно уничтожать. На основании требований нормативной документации документа необходимо в течение года, поэтому этот срок нарушать нельзя.

Для хранения формы документа на предприятии обычно предусматривается срок 5 лет, а если работы связаны с вредными условиями, то 75 лет хранить обязательно.

Если же табель утерян, то его можно восстановить по иным документам. Для этих целей применяются больничные листы, заявления на отгулы, сведения о нахождении человека в командировках или в отпуске. Так что все делается довольно легко, но можно при этом воспользоваться и электронной версией документа.

Уничтожать табель следует в соответствии с действующей инструкцией по делопроизводству, специально разработанной для данного предприятия.

Как правило, создается комиссия по уничтожению и подготавливается акт, в котором расписываются все члены комиссии. Далее листы уничтожаются на специальном оборудовании или путем сжигания.

Кому нужен табель

Документ нужен не только работодателю, осуществляющему учет рабочего времени, он необходим для предъявления при проверках налоговой инспекцией. Обязательно проверяется правильность ведения с необходимыми нюансами по заполнению. Если табель не ведется вообще, то такое нарушение может быть наказуемо, и предъявят организации.

Если в табеле имеются ошибки, то в этом случае последует наказание. Неправильно выполненные или внесенные обозначения, а также расчеты заработной платы могут быть следствием такого провала в работе.

Поэтому вести табельный учет стоит обязательно, это необходимо для соблюдения дисциплины среди сотрудников, а также как громоотвод для проверяющих инстанций. Важно правильно и своевременно проставлять условные обозначения.

Как заполнить табель учета рабочего времени в Excel, узнайте в этом видеоролике:

Форма для приема вопроса, напишите свой