Kursy vniidad. Profesjonalne przekwalifikowanie i zaawansowane szkolenia z zakresu spraw archiwalnych. Daty rozpoczęcia

W 1966 roku w ramach Głównego Zarządu Archiwalnego Rady Ministrów ZSRR (GAU USSR) utworzono Ogólnounijny Instytut Badawczy Zarządzania Dokumentacją i Sprawami Archiwalnymi (VNIIDAD). Oficjalne urodziny instytutu przypadają na 2 marca 1966 r., kiedy wydano odpowiednie rozporządzenie Rady Ministrów ZSRR.
VNIIDAD został powołany do prowadzenia prac badawczych (B+R) w zakresie spraw archiwalnych i zarządzania dokumentacją oraz opracowania na podstawie uzyskanych wyników zaleceń metodologicznych dotyczących organizacji spraw archiwalnych i pracy biurowej we wszystkich organizacjach Związku Radzieckiego.
Od 1991 roku rozpoczął się nowy okres w działalności instytutu. Kształtowanie się rosyjskiej państwowości, stosunków rynkowych, trwająca reforma archiwalna i nowe ustawodawstwo archiwalne wymagały poważnej analizy naukowej stanu rosyjskiego systemu archiwalnego, jego problemów i identyfikacji możliwych kierunków dalszego rozwoju. W tych warunkach znacznie wzrosła rola VNIIDAD, jako jedynego specjalistycznego ośrodka naukowego w branży.
Po rozpadzie ZSRR i utworzeniu Federacji Rosyjskiej wszystkie funkcje związane z zarządzaniem sprawami archiwalnymi w kraju zostały przeniesione do specjalnie utworzonego organu – Rosarchowa. W jego strukturze, wraz z innymi federalnymi instytucjami archiwalnymi, znajdował się VNIIDAD, który otrzymał nazwę Ogólnorosyjskiego Instytutu Badawczego Zarządzania Dokumentami i Spraw Archiwalnych. Skrót się nie zmienił – VNIIDAD, ale instytut stopniowo zmieniał swoje oblicze.
Obecnie instytut jest częścią Federalnej Agencji Archiwalnej (Rosarchive). Do jego głównych zadań pozostaje rozwijanie teoretycznych i metodologicznych problemów archiwistyki i zarządzania dokumentacją, spraw archiwalnych oraz dokumentacyjnego wspomagania zarządzania.
Instytut posiada zakłady badawcze w głównych obszarach działalności: wydział archiwistyki (w jego skład wchodzi: sektor organizacji naukowej aparatury referencyjnej i rozliczania dokumentów archiwalnych, sektor pozyskiwania i badania wartości dokumentów, sektor wykorzystania dokumentów archiwalnych), wydział dokumentoznawstwa (w jego skład wchodzi: sektor dokumentacyjnego wspomagania zarządzania, sektor standaryzacji i zarządzania dokumentacją), dział ekonomicznego i technologicznego wsparcia spraw archiwalnych (w jego skład wchodzi: laboratorium zapewnienia bezpieczeństwa archiwaliów dokumentów, ekonomika spraw archiwalnych, laboratorium zautomatyzowanych technologii archiwalnych). Wśród 88 pracowników instytutu (stan na 1 stycznia 2013 r.) jest 1 członek korespondent RAS, 6 doktorów nauk ścisłych i 30 kandydatów na naukowców.
Instytut opracował zasady, metody i regulaminy pracy archiwów państwowych i archiwów organizacji. Stworzono szereg wykazów dokumentów regulujących wybór dokumentów do przechowywania archiwalnego. Do najważniejszych obszarów pracy badawczej instytutu należy rozwiązywanie problemów teorii i praktyki badania wartości dokumentów i archiwizacji, tworzenie i rozwijanie systemu aparatu odniesienia naukowego oraz jego bazy teoretycznej i metodologicznej, klasyfikowanie informacji archiwalnych. Specjaliści instytutu z powodzeniem zajmują się zagadnieniami ekonomiki archiwalnej, dbając o bezpieczeństwo dokumentów archiwalnych i ich wykorzystanie.
W obszarze zarządzania dokumentacją i wspomagania dokumentacji zarządzania instytutem prowadzone są badania teoretyczne związane z badaniem istoty informacyjnej dokumentu, jego właściwości i funkcji, procesów tworzenia dokumentów, a także kształtowania systemów dokumentacji. Prowadzone są badania nad historią pracy biurowej oraz terminologią zarządzania dokumentacją i dokumentacją wspomagającą zarządzanie.Badania stosowane mają na celu podsumowanie praktycznych doświadczeń w opracowywaniu i wdrażaniu technologii pracy z dokumentami, w tym elektronicznymi, oraz elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (korporacyjnych systemów informatycznych), opracowanie podstaw organizacyjnych do budowy systemów zarządzania dokumentami.
Instytut z sukcesem współpracuje z Międzynarodową Organizacją Normalizacyjną, uczestniczy w opracowywaniu najważniejszych międzynarodowych standardów zarządzania dokumentami oraz przybliża pryncypialne stanowisko rosyjskich dokumentoznawców w kwestiach zarządzania dokumentami i standaryzacji tego typu działalności. światowa społeczność zawodowa.
Problematyka naukowo-badawcza instytutu w ostatnich latach jest ściśle powiązana ze zmianami zachodzącymi w dziedzinie technologii informatycznych, coraz powszechniejszą dystrybucją dokumentów elektronicznych oraz znaczącym rozwojem elektronicznego obiegu dokumentów. Znaczące miejsce zajmują prace w zakresie doskonalenia wsparcia dokumentacyjnego zarządzania, zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów archiwalnych, rozwoju zautomatyzowanych technologii archiwalnych oraz funkcjonowania archiwów elektronicznych.
Przy Instytucie działa Branżowe Centrum Informacji Naukowo-Technicznej z zakresu Archiwistyki i Zarządzania Dokumentacją (w jego skład wchodzi: sektor obsługi i utrzymania informacji SIF, sektor zagranicznej informacji naukowo-technicznej z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, sektor elektronicznej zasoby informacji naukowo-technicznej), która udostępnia archiwom i innym zainteresowanym organizacjom informacje z zakresu zarządzania dokumentacją i spraw archiwalnych. Istnieje Branżowe Centrum Zaawansowanych Szkoleń w zakresie Zarządzania Archiwami i Dokumentacją, które zapewnia przekwalifikowanie i zaawansowane szkolenie personelu w tych obszarach. W 2003 roku decyzją Rady Szefów Rządów państw członkowskich WNP instytut otrzymał status podstawowej organizacji zajmującej się przekwalifikowaniem i doskonaleniem kadr w zakresie archiwistyki, zarządzania dokumentacją i wspomagania dokumentowania zarządzania państwami członkowskimi Wspólnoty Niepodległych Państw.
W skład Rady Naukowej Instytutu wchodzą czołowi specjaliści z Federalnej Agencji Archiwalnej, VNIIDAD i innych organizacji. Dostępne są studia podyplomowe.

Ogólne informacje o VNIIDAD

W 1966 roku w ramach Głównej Administracji Archiwalnej przy Radzie Ministrów ZSRR (GAU ZSRR) utworzono Ogólnounijny Instytut Naukowo-Badawczy Zarządzania Aktami i Archiwami (VNIIDAD). Oficjalne urodziny Instytutu przypadają na 2 marca 1966 roku, kiedy to wydano odpowiednie rozporządzenie Rady Ministrów ZSRR.
VNIIDAD miał prowadzić prace naukowo-badawcze (NIR) w zakresie działalności archiwalnej i zarządzania dokumentacją. W efekcie swoich prac Instytut musiał wypracować metodyczne zalecenia dotyczące działalności archiwalnej i zarządzania dokumentacją we wszystkich instytucjach Związku Radzieckiego.
Od 1991 roku nastąpił nowy okres działalności VNIIDAD. Kształtowanie się państwowości rosyjskiej, stosunki rynkowe, podjęta reforma archiwalna i nowe ustawodawstwo archiwalne wymagały poważnej analizy naukowej stanu rosyjskiego systemu archiwalnego, jego problemów, możliwych sfer rozwoju. W takiej sytuacji znacząco wzrosła rola VNIIDAD jako unikalnego ośrodka naukowego w tej dziedzinie.
Po rozpadzie ZSRR i utworzeniu Federacji Rosyjskiej wszelkie funkcje związane z zarządzaniem działalnością archiwalną w kraju przekazano specjalnie utworzonemu organowi - Rosarchówowi. WNIIDAD, przemianowany na Ogólnorosyjski Instytut Naukowo-Badawczy Zarządzania Aktami i Archiwami, został włączony do jego struktur wraz z innymi federalnymi instytucjami archiwalnymi. Skrót się nie zmienił – VNIIDAD, jednak Instytut stopniowo zmieniał swoją tożsamość.
Obecnie Instytut jest częścią systemu Federalnej Agencji Archiwalnej (Rosarkiw). Jej główne cele są takie same: rozwijanie teoretycznych i metodycznych problemów archiwistyki i zarządzania dokumentacją, działalność archiwalna oraz dokumentalne wsparcie zarządzania.
W Instytucie funkcjonują wydziały naukowo-badawcze, których głównymi funkcjami są: wydział archiwistyki (w swojej strukturze: sektor organizacji pomocy archiwalnych i kontroli dokumentów archiwalnych, sektor pozyskiwania i oceny dokumentów, sektor wykorzystania dokumentów archiwalnych), wydział archiwistyki (w jej strukturze: sektor dokumentacyjnego wsparcia zarządzania, sektor normalizacji i zarządzania dokumentacją), wydział ekonomicznego i technologicznego wsparcia działalności archiwalnej (w jej strukturze: laboratorium konserwacji dokumentów archiwalnych, sektor ekonomii działalności archiwalnej, laboratorium zautomatyzowanych technologii archiwalnych). Wśród osiemdziesięciu ośmiu pracowników Instytutu (stan na 01.01.2013) jest jeden członek korespondent RAN, sześciu doktorów trzydziestu i doktoranci. Instytut opracował zasady, metody i regulamin pracy archiwów organizacji państwowych. Sformułowano szereg wykazów dokumentów, regulujących wybór dokumentów do przechowywania archiwalnego. Do najważniejszych obszarów pracy badawczej Instytutu należą: rozwiązywanie teorii i praktyki w zakresie oceny dokumentów i pozyskiwania materiałów archiwalnych, tworzenie i rozwój systemu pomocy archiwalnych oraz jego podstaw teoretycznych i metodycznych, klasyfikacja informacji archiwalnych. Specjaliści VNIIDAD z powodzeniem zajmują się rozwiązywaniem zagadnień dotyczących ekonomii działalności archiwalnej, zabezpieczania dokumentów archiwalnych i ich wykorzystania.
W zakresie nauk o dokumentach i dokumentalnego wsparcia zarządzania Instytut prowadzi badania teoretyczne, związane z badaniem istoty informacyjnej dokumentu, jego właściwości i funkcji, procesów tworzenia dokumentów, a także kształtowania systemów dokumentacyjnych. Prowadzone są badania z zakresu historii ewidencji i terminologii ewidencyjnej oraz dokumentacyjnego wsparcia zarządzania. Również badania doświadczeń o charakterze stosowanym kierują się na uogólnienie wiedzy praktycznej na temat opracowywania i wdrażania technologii pracy z dokumentami, w tym zapisów elektronicznych i systemów elektronicznego obiegu dokumentów (korporacyjnych systemów informatycznych), rozwój podstaw organizacyjnych tworzenia systemów zarządzania dokumentacją.
Instytut z sukcesem współpracuje z Międzynarodową Organizacją Normalizacyjną, uczestniczy w opracowywaniu najważniejszych międzynarodowych standardów dotyczących zarządzania dokumentacją oraz informuje międzynarodową społeczność zawodową o swoim zasadniczym stanowisku rosyjskich menadżerów dokumentacji w zakresie zarządzania dokumentacją i standaryzacji.
W ostatnim czasie tematyka badań naukowych Instytutu jest ściśle związana ze zmianami zachodzącymi w technologiach informatycznych, coraz szerszym upowszechnianiem zapisu elektronicznego oraz znaczącym rozwojem obiegu zapisu elektronicznego. Bardzo ważne są prace nad doskonaleniem dokumentacyjnego wsparcia zarządzania, zabezpieczaniem dokumentów archiwalnych, rozwojem zautomatyzowanych technologii archiwalnych, funkcjonowaniem archiwów elektronicznych.
W Instytucie działa Centrum informacji naukowo-technicznej z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją (w swojej strukturze: sektor wsparcia informacyjnego i obsługi funduszu pomocy archiwalnych (SIF), sektor zagranicznej informacji naukowo-technicznej z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, sektor elektronicznych zasobów informacji naukowo-technicznej). Centrum udostępnia archiwom i innym zainteresowanym organizacjom informacje z zakresu zarządzania dokumentacją i działalności archiwalnej. W VNIIDAD z powodzeniem funkcjonuje Centrum szkoleniowe doskonalenia zawodowego w zakresie działalności archiwalnej i wsparcia dokumentacyjnego zarządzania, które zapewnia przekwalifikowanie i zaawansowane kształcenie personelu w określonych obszarach. W 2003 roku Instytut uzyskał status podstawowej organizacji zajmującej się przekwalifikowaniem i doskonaleniem zawodowym kadr w zakresie archiwistyki i dokumentacji, dokumentacyjnego wsparcia zarządzania krajami WNP decyzją Rady Szefów Rządów Wspólnoty Niepodległych Państw (WNP). Członkami Rady Naukowej Instytutu są czołowi eksperci z Federalnej Agencji Archiwalnej, VNIIDAD i innych organizacji. W VNIIDAD aktywnie działają studia podyplomowe.

Federalna instytucja budżetowa „Ogólnorosyjski Instytut Badań Naukowych ds. Zarządzania Dokumentami i Spraw Archiwalnych” (zwany dalej - VNIIDAD), zgodnie z dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 24 czerwca 1992 r. nr 430, jest następcą prawnym istniejący wcześniej Ogólnounijny Instytut Naukowo-Badawczy Zarządzania Dokumentacją i Archiwizacją, utworzony zarządzeniem Rady Ministrów ZSRR z dnia 03.02.1966 nr 407r.

Uczestnictwo w kontaktach z Rosarchowem, radami naukowymi i metodologicznymi instytucji archiwalnych okręgów federalnych oraz zainteresowanymi organizacjami w naukowym prognozowaniu rozwoju spraw archiwalnych, kształtowaniu priorytetów polityki naukowo-technicznej przemysłu archiwalnego, wyborze obiecujących obszarów badań naukowych w dziedzinie archiwistyki i dokumentologii VNIIDAD obiektywnie działa jako jeden z głównych integratorów społeczności archiwalnej w kraju.

1. Organizacja zajęć

Jako organizacja naukowa VNIIDAD działa zgodnie z ustawą federalną z dnia 23 sierpnia 1996 r. nr 127-FZ „O nauce i państwowej polityce naukowo-technicznej”.

Zgodnie ze Statutem, zatwierdzonym zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 31 maja 2011 r. nr 40, instytut prowadzi działalność badawczą, informacyjną i edukacyjną.

Dokumenty założycielskie i tytułowe VNIIDAD (Statut, zaświadczenie o rejestracji osoby prawnej, zaświadczenie o rejestracji w organie podatkowym itp.) są sporządzane w określony sposób.

Struktura organizacyjna instytutu, obejmująca 7 zakładów (4 zakłady, laboratorium i 2 ośrodki (w tym działające na zasadzie samowystarczalności Przemysłowe Centrum Studiów Zaawansowanych)), generalnie zapewnia rozwiązywanie stojących przed nim zadań. Jednocześnie wydaje się konieczne ponowne rozważenie rozkładu poziomów zatrudnienia pomiędzy pionami strukturalnymi, mając na uwadze wzrost liczby osób bezpośrednio zaangażowanych w prace badawcze.

Wszystkie jednostki strukturalne posiadają regulaminy, pracownicy - opisy stanowisk; ustalono podział obowiązków pomiędzy dyrektorem instytutu i jego zastępcami.

Do opracowywania tematów naukowych, a także przygotowywania najpoważniejszych dokumentów normatywnych i metodologicznych, praktykuje się stosowanie tak elastycznej formy organizacji pracy, jak tworzenie tymczasowych zespołów kreatywnych, których skład i obowiązki członków regulują odpowiednie zarządzenia.

Głównymi organami doradczymi VNIIDAD są Dyrekcja i Rada Akademicka.

Dyrekcja działając na podstawie Regulaminu zatwierdzonego Zarządzeniem nr 57 z dnia 19 listopada 2010 roku, spotyka się regularnie 1-2 razy w miesiącu i generalnie realizuje powierzone jej funkcje, choć nie ma planu jej pracy przewidzianego w rozporządzeniu regulacje. Dyrekcja zajmuje się kwestiami organizacji pracy Instytutu jako całości i poszczególnych działów strukturalnych, działalnością finansowo-administracyjną, monitoruje postęp realizacji zadań państwowych i kontraktów rządowych zawieranych w ramach realizacji federalnych programów celowych, a także wyniki szczególnie ważnych prac badawczych.

Rada Naukowa (nie posiadająca regulaminu ani planu pracy) zbiera się 2-3 razy w roku w celu omówienia rocznych wyników działalności instytutu, indywidualnych, najbardziej wiedzochłonnych wyników badań itp.

Instytut wbrew własnemu Statutowi i pomimo wielokrotnych poleceń Rosarchowa nie tworzy rocznego planu pracy, w wyniku czego kieruje się głównie zadaniami państwowymi, umowami (umowami) o wykonanie pracy i świadczenie usług , a także plany pracy wydziałów strukturalnych.

Sprawozdania z realizacji zadań państwowych (kwartalne i roczne) przekazywane są do Archiwum Federalnego terminowo.

W celu wykonania Dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 07.07.2012 nr 597 „W sprawie środków realizacji państwowej polityki społecznej”, zatwierdzono zarządzenie Archiwum Federalnego z dnia 07.07.2014 nr 51 plan działania („mapa drogowa”) „Zmiany w sektorach sfery społecznej mające na celu zwiększenie efektywności nauki w stosunku do federalnej instytucji budżetowej podległej Federalnej Agencji Archiwalnej „Ogólnorosyjski Instytut Badań Naukowych Zarządzania Dokumentacją i Spraw Archiwalnych”. Ustalone przez niego wskaźniki są generalnie osiągane, z wyjątkiem wskaźnika poziomu wynagrodzeń, który wynika przede wszystkim ze znacznego niedofinansowania instytutu przez rosyjskie Ministerstwo Edukacji i Nauki. W związku z tym, wraz z kontynuacją interakcji między Rosarkowem a rosyjskim Ministerstwem Edukacji i Nauki w sprawie przeznaczenia dodatkowych środków na podwyżkę wynagrodzeń, instytut musi znaleźć własne możliwości zwiększenia wpływów środków z działalności zarobkowej i koncentrować wysiłki organizacyjne, kadrowe i intelektualne w tym obszarze.

Informacje o Instytucie są zamieszczane i regularnie aktualizowane na oficjalnej stronie internetowej instytucji państwowych i miejskich (http://www.bus.gov.ru), portalu Archiwum Rosji () oraz własnej oficjalnej stronie internetowej (http://www. .vniidad.ru) .

W latach 2014 - 2016. prowadzono prace mające na celu poszerzenie możliwości efektywniejszego wykorzystania serwisu internetowego VNIIDAD w działalności instytutu jako narzędzia pracy informacyjno-reklamowej oraz zapoznanie potencjalnych konsumentów z jego osiągnięciami naukowymi i obszarami badań. W szczególności w 2016 roku przeprowadzono kolejną modernizację serwisu poprzez przejście na wersję systemu zarządzania informacją (CMS) Joomla 1.5.26.

Odpowiednie sekcje tematyczne strony zapewniają wsparcie informacyjne dla głównych działań instytutu, przekazując potencjalnym konsumentom listę usług, informacje o nowych wpływach informacji do funduszu referencyjnego i informacyjnego, reklamując nowe publikacje instytutu, informacje o planach wydarzenia naukowe, zamieszczanie aktualnych informacji informacyjnych z zakresu gospodarki dokumentacyjnej i spraw archiwalnych, programów i harmonogramów szkoleń w zakresie zaawansowanego szkolenia i przekwalifikowania personelu itp.

2. Personel

Z przyczyn obiektywnych w ciągu ostatnich lat poziom zatrudnienia w VNIIDAD spadał i w momencie kontroli wynosił 100 osób, z czego 5 osób to zewnętrzni pracownicy w niepełnym wymiarze godzin, 8 to pracownicy wewnętrzni. W rzeczywistości instytut ma na swoim koncie 59 osób, z czego 37 ma ponad 50 lat, m.in. wiek emerytalny – 28 lat. 33 pracowników posiada ponad 15-letni staż pracy w instytucie lub w instytucjach archiwalnych.

52 osoby posiadają wykształcenie wyższe, z czego 48% (25 osób) posiada wykształcenie historyczne, archiwalne i historyczne; 9 - dokumentalny; 4 pracowników posiada dwa wyższe wykształcenie. W instytucie zatrudnionych jest 4 doktorów nauk ścisłych i 18 kandydatów nauk ścisłych.

Postanowieniem VNIIDAD z dnia 4 kwietnia 2016 r. nr 15 zatwierdzono Regulamin postępowania w sprawie certyfikacji pracowników naukowych instytutu, jednakże w ciągu ostatnich trzech lat ich certyfikacja nie była przeprowadzana.

Ze wszystkimi pracownikami instytutu zostały zawarte umowy o pracę. W razie potrzeby sporządzane są do nich dodatkowe umowy. Jednocześnie instytut nie rozpoczął przejścia na „efektywną umowę” zgodnie z Programem stopniowego doskonalenia systemu wynagrodzeń w instytucjach państwowych (miejskich) na lata 2012 – 2018, zatwierdzonym Zarządzeniem Rządu RP Federacji Rosyjskiej z dnia 26 listopada 2012 r. nr 2190-r.

Zaawansowane szkolenie pracowników odbywa się według planów zatwierdzanych corocznie przez dyrektora instytutu. Obejmuje wszystkie obszary działalności instytutu, w tym zagadnienia informatyki, rachunkowości i bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Pracownicy instytutu przechodzą zaawansowane szkolenia w Akademii Obrony Cywilnej Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych, Instytucie Zamówień Publicznych Rosyjskiej Akademii Gospodarki Narodowej i Administracji Publicznej oraz w oparciu o OTsPK VNIIDAD.

Praca rekrutacyjna prowadzona jest w sposób tradycyjny. Ogłoszenia o naborze pracy publikowane są na oficjalnej stronie internetowej instytutu. Rezerwa na stanowiska kierownicze jest obecnie w fazie tworzenia.

Podejmowane są działania w kwestiach związanych z polityką antykorupcyjną. W szczególności zarządzeniem nr 6 z dnia 28 stycznia 2015 r. wyznaczono osobę odpowiedzialną za przeciwdziałanie korupcji i innym przestępstwom; zarządzenie z dnia 02.03.2015 nr 9 „Procedura zgłaszania przez pracowników VNIIDAD otrzymania prezentu w związku ze zdarzeniami protokolarnymi, podróżami służbowymi i innymi oficjalnymi wydarzeniami, dostarczeniem i oceną prezentu, sprzedażą (wykupem) i uznaniem wpływy ze sprzedaży” wraz z załącznikami”; Zarządzenie nr 36 z dnia 12 października 2016 r. zatwierdziło Regulamin Konfliktu Interesów; polityka antykorupcyjna; Kodeks Etyki i Postępowania Pracowników.

Organizacja pracy działu HR oraz organizacja akt osobowych co do zasady jest zgodna z wymogami prawa, w tym dotyczącymi ochrony danych osobowych pracowników. Pomieszczenia obsługi kadr umożliwiają nam zapewnienie specjalnych warunków przechowywania osobistych dokumentów księgowych w ognioodpornym sejfie oraz prowadzenie rozmów w sprawach personalnych.

Instytut organizuje praktyki praktyczne dla studentów uczelni wyższych, w których rocznie uczestniczy około 3-5 studentów.

3. Praca naukowa

Udział pracowników bezpośrednio zaangażowanych w prace badawcze wynosi około 70% faktycznej liczby instytutu. Z powodu niewystarczającej liczby personelu VNIIDAD ma ograniczone możliwości rozwijania pełnego zakresu tematów naukowych istotnych dla branży archiwalnej. W szczególności analiza działalności naukowej instytutu przeprowadzona przez Rosyjską Akademię Nauk, zauważając potencjał innowacyjnych projektów do stworzenia bloku zaleceń metodologicznych w takich obszarach jak dokument elektroniczny, archiwa elektroniczne, digitalizacja dokumentów, stwierdziła, że „to obszar nie przoduje w działalności organizacji.”

Praca naukowa prowadzona jest zgodnie z rocznymi planami prac badawczo-rozwojowych realizowanych na podstawie zadania państwowego (zwanymi dalej Planem B+R), a także nad tematami zaplanowanymi przez Rosarchów w ramach realizacji Federalnego Programu Program docelowy „Kultura Rosji”.

W ciągu ostatnich trzech lat instytut zrealizował ponad 60 opracowań naukowych, z których główna część (67%) ma charakter informacyjny i analityczny. Udział prac o charakterze regulacyjnym i metodologicznym wynosi odpowiednio 19,6% i 14,7%. Analiza dynamiki wskazuje na spadek liczby ukończonych prac naukowych: 39 w 2014 r., 14 w 2015 r., 17 w 2016 r.

Łącznie za lata 2014 - 2016. Pracownicy instytutu opublikowali sześć monografii, dwie publikacje referencyjne i bibliograficzne oraz dwadzieścia trzy artykuły w publikacjach znajdujących się na Liście publikacji rekomendowanych przez Wyższą Komisję Atestacyjną Ministerstwa Edukacji i Nauki Rosji. Ogólna liczba opublikowanych (w tym zdeponowanych) prac pracowników VNIIDAD za lata 2014 – 2016 wyniosła 290 tytułów.

W ciągu ostatnich trzech lat rosyjski indeks cytowań naukowych (RSCI) odnotował 75 publikacji pracowników instytutu. VNIIDAD ma dość solidny indeks Hirscha (indeks h) - 6; i dobry i-Index - 5.

Z reguły wyniki badań naukowych WNIIDAD są akceptowane bez istotnych uwag lub po niewielkich modyfikacjach, z uwzględnieniem uwag zgłaszanych podczas dyskusji na posiedzeniach organów doradczych Rosarchowa (kolegium, komisja ds. prac badawczych i metodologicznych itp.) . Jednocześnie, mimo że prace badawcze, których efektem są podręczniki metodologiczne, prowadzone są przez instytut należycie i zgodnie z ustaloną procedurą, ich realizacja bywa czasami utrudniona ze względu na brak ścisłego powiązania z praktyką praca instytucji archiwalnych.

Rejestracja państwowa prac naukowo-badawczych jest prowadzona przez instytut zgodnie z ustaloną procedurą. VNIIDAD co roku przesyła materiały sprawozdawcze do Federalnego Systemu Monitorowania Działalności Organizacji Naukowych Wykonujących Prace Badawczo-Rozwojowe i Technologiczne.

Sprawozdania z prac badawczych prowadzonych przez VNIIDAD nie zawsze w pełni odpowiadają wymaganiom dotyczącym ich struktury i formatowania GOST 7.32-2001 „Sprawozdanie z prac naukowo-badawczych. Zasady struktury i projektowania” (nie uwzględniono znaczenia i przedmiotu badań, metodologii i metod prowadzenia prac, znaczenia itp.).

Jednak głównym problemem organizacji pracy badawczej jest zauważalny i stały upadek jej zasobów ludzkich, zarówno ilościowy, jak i jakościowy. Analiza porównawcza wyników działalności badawczej wykazała, że w latach 2014 – 2016. W ciągu ostatnich trzech lat specjaliści, którzy odeszli z różnych powodów, opublikowali 204 prace (nie licząc badań zbiorowych i trzech zbiorów materiałów konferencyjnych „Dokumentacja w społeczeństwie informacyjnym”), a tylko 86 autorstwa stałych pracowników Działalność naukowo-wydawnicza stałych pracowników wykazuje tempo spadku: o ile w 2015 r. opublikowali oni 33 prace, to w 2016 r. ich liczba spadła do 25.

Tym samym potencjał twórczy badaczy VNIIDAD jako całości nie jest dostatecznie wykorzystany, a u około połowy pracowników w ogóle nie objawia się w postaci publikacji naukowych, co ostro zaniża ogólną ocenę efektywności instytutu.

4. Działalność informacji naukowej

VNIIDAD świadczy usługi naukowo-informacyjne instytucjom archiwalnym, osobom prawnym i osobom fizycznym posiadającym specjalistyczną literaturę normatywną i naukowo-metodologiczną za pośrednictwem Przemysłowego Centrum Informacji Naukowo-Technicznej o Archiwistyce i Zarządzania Dokumentami (zwanego dalej OCSTI), które rocznie spełnia średnio ponad 600 wniosków o informacje od osób prawnych i osób fizycznych.

Fundusz referencyjno-informacyjny (RIF) CSTI liczy około 54,0 tys. prac opublikowanych i niepublikowanych, zwiększając się rocznie średnio o 500 nowych wpisów. Na potrzeby rozliczeń i wykorzystania tworzona jest i prowadzona w formie tradycyjnej kartoteka rachunkowo-informacyjna oraz okresowo publikowane są zestawienia nowych wpływów. Wersja elektroniczna katalogu zamieszczona na stronie internetowej WNIIDAD zawiera 42,0 tys. opisów bibliograficznych materiałów CIF.

Ze względu na słabe wyposażenie techniczne i programowe instytutu (brak wydajnych skanerów, programów komputerowych do optycznego rozpoznawania tekstu i edycji plików PDF, edytora zdjęć) proces tłumaczenia materiałów CIF bezpośrednio na formę elektroniczną jest dość powolny, a utworzony zasób elektroniczny nie jest ogólnodostępny na umieszczonej stronie internetowej instytutu.

5. Działalność edukacyjna

Posiadanie licencji wieczystej na prawo do prowadzenia działalności edukacyjnej AAA nr 000821, rej. nr 0809, wydany przez Rosobrnadzor w dniu 03.09.2011 r., instytut prowadzi je w ramach kształcenia podyplomowego kadr naukowo-pedagogicznych, a także w dodatkowych programach zawodowych i programach szkolenia zawodowego.

Zgodnie z decyzją Rady Szefów Rządów WNP z dnia 18 września 2003 r. VNIIDAD posiada status podstawowej organizacji zajmującej się przekwalifikowaniem i doskonaleniem personelu w zakresie archiwistyki, zarządzania dokumentacją i wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania WNP państw członkowskich, która jest realizowana poprzez działalność Przemysłowego Centrum Zaawansowanych Szkoleń w zakresie Archiwistyki i wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej (zwanego dalej OTsPK).

Instytut prowadzi kształcenie podyplomowe w specjalności 25.05.02 - Studia dokumentalne, zarządzanie dokumentacją, archiwistyka. Jednakże z naruszeniem Procedury organizacji i prowadzenia zajęć edukacyjnych w programach edukacyjnych szkolnictwa wyższego - programy szkolenia personelu naukowego i pedagogicznego w szkołach wyższych (studia uzupełniające), zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Edukacji i Nauki Rosji z dnia listopada 19.2013 nr 1259 odpowiedni program edukacyjny VNIIDAD nie przeszedł akredytacji państwowej.

Obecnie na studiach stacjonarnych studiują trzy osoby (w tym jedna zaoczna), a jedna osoba studiuje w trybie niestacjonarnym. W latach 2015 - 2016 nie przeprowadzono rekrutacji na studia podyplomowe.

W związku z niemożnością zapewnienia funkcjonowania rady rozprawy doktorskiej zgodnie z wymogami zarządzenia Ministerstwa Edukacji i Nauki Rosji z dnia 12 grudnia 2011 r. Nr 2817 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu rady obrony rozpraw o stopień naukowy kandydata nauk, o stopień naukowy doktora nauk ścisłych” oraz brak wymaganej liczby w instytucie Doktorów Nauki, prace rady rozprawy doktorskiej zostały zakończone (zarządzenie Ministra Edukacji i Nauki Rosji z dnia 7 lipca 2015 r. nr 729/NK), co jednak nie stanowi wystarczającego uzasadnienia braku kandydatów na rozprawy doktorskie przygotowywanych przez instytut, gdyż absolwenci szkół wyższych mogli bronić się w radzie rozpraw doktorskich Państwa Rosyjskiego Uniwersytet Humanistyczny.

OCPC prowadzi przekwalifikowanie zawodowe i doskonalenie kadr w zakresie spraw archiwalnych i wsparcia dokumentacyjnego zarządzania na podstawie umów z osobami prawnymi i osobami fizycznymi. Kształcenie w OCPC odbywa się w formie stacjonarnej, niestacjonarnej i korespondencyjnej w głównych obszarach przekwalifikowania zawodowego, doskonalenia zawodowego w formacie krótko- i długoterminowym, a także w niektórych przypadkach - w ramach staży indywidualnych .

Praca OKTC opiera się na planach tematycznych wydarzeń edukacyjnych i harmonogramach szkoleń. W celu koordynowania prac OKTC powołano radę metodyczną, której funkcje obejmują koordynację planów tematycznych i programów nauczania, harmonogramów kursów, wykazów publikowanej literatury pedagogicznej i metodycznej, kontroli jakości programów szkoleniowych oraz optymalnych metod rekrutacji studentów . Obecnie skład rady wymaga istotnej aktualizacji ze względu na odwołanie większości jej członków.

Oprócz czołowych specjalistów VNIIDAD, w proces edukacyjny zaangażowani są także najbardziej wykwalifikowani pracownicy archiwów państwowych, twórcy oprogramowania w zakresie wsparcia informacji i dokumentacji w zakresie zarządzania i spraw archiwalnych, nauczyciele wyspecjalizowanych instytucji szkolnictwa wyższego, choć praktyka ta nie jest szczególnie rozpowszechniony ze względu na brak w instytucie wystarczających środków finansowych na zaangażowanie ich w prowadzenie zajęć.

W ciągu ostatnich trzech lat w OKTC przeszkolono ponad 2,5 tys. osób, m.in. znaczna liczba archiwistów z krajów WNP i Eurazji (Kazachstan, Tadżykistan, Mongolia, Wietnam itp.).

Główną wadą działalności edukacyjnej VNIIDAD jest brak akredytacji państwowej realizowanych przez nią programów edukacyjnych przekwalifikowania zawodowego i doskonalenia zawodowego. Choć nie jest to formalnie wymagane w przypadku takich uczelni, to jednak zmniejsza przewagi konkurencyjne VNIIDAD w porównaniu z uczelniami wyższymi posiadającymi akredytację państwową i aktywnie poszerzającymi praktykę wdrażania dodatkowych programów edukacyjnych, co w przyszłości może doprowadzić do wyparcia VNIIDAD z rynku świadczenia usług edukacyjnych w zakresie kształcenia specjalistów ds. dokumentów i archiwistów, gdyż w przypadku braku akredytacji nie może wydawać dyplomów i zaświadczeń państwowych po ukończeniu szkolenia.

Brak aktywnych interakcji zawodowych pomiędzy instytutem a uczelniami jednodyscyplinarnymi nie sprzyja działalności edukacyjnej.

6. Współpraca międzynarodowa

Międzynarodowe stosunki instytutu mają na celu podnoszenie jakości działalności naukowej w oparciu o współpracę z międzynarodowym środowiskiem archiwalnym poprzez opracowywanie wspólnych programów, wykorzystanie innowacji archiwalnych i ewidencyjnych oraz technologii informatycznych, udział w międzynarodowych projektach naukowych oraz mobilność naukowa naukowców.

Do niedawna najbardziej owocne kontakty zawodowe rozwinęły się w ramach porozumienia pomiędzy VNIIDAD, Białoruskim Instytutem Badawczym Dokumentacji i Archiwistyki oraz Ukraińskim Instytutem Badawczym Archiwistyki i Dokumentologii. Jednak po znanych wydarzeniach kontakty ze stroną ukraińską zostały zamrożone, natomiast stosunki z białoruskimi kolegami nadal rozwijają się dość aktywnie. VNIIDAD jest stałym uczestnikiem wspólnych wydarzeń naukowych realizowanych w ramach Wspólnego Planu Działań Federalnej Agencji Archiwalnej i Departamentu Zarządzania Archiwami i Aktami Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Białoruś na lata 2014-2016.

Ważnym obszarem międzynarodowej działalności instytutu jest udział w pracach Międzynarodowej Rady Archiwów i jej Euroazjatyckiego Oddziału Regionalnego (EURASICA). Przedstawiciele VNIIDAD wzięli udział w większości ostatnich Międzynarodowych Kongresów Archiwów i prawie wszystkich wydarzeniach EURASICA. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na coroczną organizację międzynarodowych konferencji „Dokumentacja w społeczeństwie informacyjnym” pod patronatem EURAZIKI i Rosarchowa.

Przydatny wydaje się także udział VNIIDAD w pracach Międzynarodowego Instytutu Archiwistyki w Trieście i Mariborze, jako jednego z miarodajnych forów specjalistów w dziedzinie archiwistyki.

Od 2016 roku VNIIDAD jest partnerem międzynarodowego projektu InterPARES Trust i jest częścią jego europejskiej grupy.

7. Wsparcie logistyczne i finansowe

VNIIDAD nie posiada w swoim bilansie żadnych nieruchomości. Na podstawie umowy o nieodpłatne korzystanie z lokalu i nieruchomości z dnia 11 stycznia 2011 roku nr BP 3/11 zajmuje lokal służbowy o łącznej powierzchni 1731,7 m2. metrów w budynku Rosyjskiego Państwowego Archiwum Dokumentacji Naukowo-Technicznej pod adresem: ul. Profsoyuznaya, 82.

Wyposażenie pracowników w sprzęt komputerowy wynosi 85% (50 stanowisk pracy, w tym 8 stanowisk starszych niż 8 lat).

VNIIDAD, jako federalna instytucja budżetowa, finansowany jest z następujących funduszy:

ustalany corocznie budżet federalny przyznany w formie dotacji na realizację zadania państwa;

federalny program celowy „Kultura Rosji”, otrzymany w trybie konkursowym;

pochodzących z działalności zarobkowej.

Dynamika relacji finansowania budżetowego i pozabudżetowego na przestrzeni ostatnich trzech lat wskazuje na spadek dochodów pozabudżetowych, zarówno w wartościach bezwzględnych, jak iw udziałach w stosunku do składnika budżetowego. Jednocześnie finansowanie budżetu w wartościach bezwzględnych pozostało w tym okresie praktycznie niezmienione:

Należy szczególnie zauważyć, że bezpośrednia działalność naukowa instytutu prowadzona jest wyłącznie kosztem środków budżetowych w ramach realizacji zadań państwowych i kontraktów rządowych w ramach Federalnego Programu Celowego „Kultura Rosji”. Za lata 2014 - 2016. VNIIDAD nie zrealizował ani jednego projektu badawczego na zlecenie organizacji pozarządowych lub przy wsparciu grantowym.

Środki przeznaczone na rozwój instytutu, m.in. na wyposażenie materiałowe i techniczne stanowią stosunkowo niewielką część jego dochodów pozabudżetowych: w 2014 r. – 814 616,0 rubli. (6,8% dochodów pozabudżetowych) w 2015 r. - 1 080 855,0 rubli. (10,4%), 2016 r. - 1 128 901,0 RUB. (7,6%).

W latach 2014-2016 Instytut nie pozwalał na niewłaściwe (nieefektywne) wydatkowanie środków budżetowych. Przestrzegana jest procedura wydatkowania środków na podróże służbowe.

Budżetowa rachunkowość dochodów i wydatków prowadzona jest zgodnie z roboczym planem kont rachunkowości budżetowej. Kontrola prawidłowości przygotowania „Sprawozdania z realizacji przez instytucję planu działalności finansowo-gospodarczej” za rok 2016 oraz innej sprawozdawczości budżetowej VNIIDAD ujawniła szereg naruszeń. Sprawozdania przekazywane są z naruszeniem ustalonych terminów, co powoduje opóźnienia w przekazywaniu przez Rosarchowa skonsolidowanych sprawozdań Skarbowi Federalnemu

W celu usprawnienia działalności pozabudżetowej opracowano standardowe wzory umów o świadczenie odpłatnych usług edukacyjnych (kursy korespondencyjne, stacjonarne, niestacjonarne, krótkoterminowe stacjonarne z osobami prawnymi/osobami fizycznymi), umowy o świadczenie usług odpłatnych (w celu przyciągnięcia nauczycieli na zaawansowane kursy szkoleniowe w celu prowadzenia wykładów, testów kontrolnych i innych prac itp.), umów o świadczenie odpłatnych usług w zakresie przygotowania i dostarczania materiałów informacyjnych (dla CSTI).

W 2016 roku nie przeprowadzono inwentaryzacji środków pieniężnych, zapasów, aktywów trwałych i zobowiązań finansowych.

Wyrywkowe sprawdzenie prawidłowości ustalenia wynagrodzeń służbowych i ich naliczenia za rok 2016 nie wykazało żadnych naruszeń. W okresie objętym kontrolą kompletność i terminowość odzwierciedlenia transakcji finansowych i gospodarczych dotyczących wynagrodzeń, obliczania i opłacania składek ubezpieczeniowych w rejestrach księgowych budżetu nie stwierdzono żadnych naruszeń.

Wynagrodzenie ustalane jest na podstawie umów o pracę i kart czasu pracy.

Aplikacja
do certyfikatu na podstawie wyników kompleksowego audytu
FBU „Ogólnorosyjskie badania naukowe
Instytut Dokumentacji i Archiwów”

Zalecenia dotyczące usprawnienia działalności VNIIDAD

Opracować długoterminowy plan (koncepcję lub program) rozwoju instytutu;

przystąpić do sporządzania rocznych planów pracy Instytutu;

optymalizować liczbę jednostek strukturalnych niezaangażowanych bezpośrednio w działalność badawczą i/lub edukacyjną;

przeprowadzają certyfikację pracowników naukowych, którzy w latach 2014 – 2016 mają na swoim koncie mniej niż cztery opublikowane prace;

przywrócić utrzymanie rejestracji wojskowej zgodnie z Regulaminem rejestracji wojskowej;

organizować pracę w celu utworzenia rezerwy kadrowej;

zapewnić prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;

rozszerzyć praktykę tworzenia tymczasowych zespołów kreatywnych do realizacji projektów badawczych, w tym z udziałem specjalistów z organizacji naukowych i edukacyjnych;

zapewnia wstępne rozpatrzenie wszystkich wyników badań bez wyjątku przez specjalnie utworzony organ doradczy (rada ekspertów, sekcja ekspercka Rady Naukowej itp.);

zapewnić obowiązkowe włączenie ich eksperymentalnego wdrożenia do cyklu opracowywania pomocy dydaktycznych;

zintensyfikować umieszczanie publikacji naukowych w publikacjach indeksowanych w Web of Science i Scopus;

rozważyć kwestię przeprowadzenia państwowej (lub przynajmniej publicznej) akredytacji programów edukacyjnych VNIIDAD w zakresie przekwalifikowania zawodowego i zaawansowanego szkolenia specjalistów;

pogłębianie współpracy w zakresie działalności edukacyjnej z uczelniami wyższymi kształcącymi kadry w zakresie gospodarki dokumentacyjnej i archiwistyki;

unowocześnienie serwisu, w tym stworzenie mapy serwisu i zainstalowanie funkcji wyszukiwania serwisu; część kontaktową należy uzupełnić o informacje o kierownikach działów strukturalnych, ze wskazaniem numerów telefonów i adresów e-mail; utwórz sekcję „Prace opublikowane VNIIDAD”; zwiększyć liczbę witryn partnerskich;

zwiększyć liczbę tłumaczeń dzieł Instytutu na języki obce; stworzyć anglojęzyczną wersję strony internetowej instytutu;

rozważyć kwestię uzyskania przez instytut członkostwa Międzynarodowej Rady Archiwów w kategorii „C”;

zintensyfikować wysiłki w celu znalezienia źródeł dodatkowego finansowania, zarówno poprzez pozyskiwanie zleceń na rozwój tematów naukowych, jak i komercjalizację wyników własnej działalności badawczej;

podejmować działania usprawniające prace kontraktowe, w tym opracowywać i zatwierdzać dokumenty regulujące tryb uzgadniania, podpisywania i wykonywania umów (umów rządowych);

zapewnić zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi projektu i harmonogramu sprawozdawczości budżetowej, a także wydawania/odbioru środków z kasy instytucji;

zaktualizować rozporządzenie dotyczące zasad rachunkowości;

przeprowadzić inwentaryzację środków finansowych, inwentarza, środków trwałych i zobowiązań finansowych instytutu.

Daty rozpoczęcia

Daty nie są ustalone.

Dmitrieva Anna Pawłowna

nauczyciel

: nauczyciel w Przemysłowym Centrum Studiów Zaawansowanych Ogólnorosyjskiego Instytutu Badań Naukowych Zarządzania Dokumentami i Archiwizacji, doświadczenie w prowadzeniu seminariów korporacyjnych.

doświadczenie: JSC Aeroflot, JSC Taktyczna Korporacja Broni Rakietowej, Poczta Rosyjska FSUE, VNIIDAD.

Działalność autora: Autor artykułów w czasopismach naukowo-praktycznych i historyczno-archiwalnych („Zarządzanie Biurem”, „Biuletyn Archiwisty”), raportów i wystąpień na profesjonalnych konferencjach rosyjskich i międzynarodowych poświęconych zarządzaniu dokumentacją.

Zrealizowane projekty i prace o charakterze stosowanym: Opracowanie przybliżonej nomenklatury spraw dla federalnych organów wykonawczych (Rosokhrankultura Rosji) Nomenklatury spraw dla Ministerstwa Rolnictwa Federacji Rosyjskiej; Wydziałowe wykazy dokumentów wskazujące okresy przechowywania dla Federalnej Służby Skarbowej, Skarbu Federalnego, Wyższej Szkoły Ekonomicznej.

Udział w grupach projektowych w sprawie opracowania głównych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych obowiązujących w Federacji Rosyjskiej: zasad, GOST, instrukcji, wykazów, podręczników metodologicznych regulujących wsparcie dokumentacji dla zarządzania w organach rządowych, samorządach lokalnych, organizacjach rządowych i pozarządowych;

Udział w badaniach w Ogólnorosyjskim Instytucie Badań nad Dokumentacją oraz sprawy archiwalne w następujących obszarach naukowych: - monitorowanie obiegu dokumentów w organach administracji rządowej; - prowadzenie prac w zakresie ujednolicania i standaryzacji dokumentacji, form i metod pracy z dokumentami: - badania terminologii związanej z zarządzaniem dokumentami i dokumentacją wspomagającą zarządzanie, opracowywanie słowników terminów i standardów terminologicznych;

: Konsultant VNIIDAD w kwestiach opracowania nomenklatury spraw, tworzenia spraw, przygotowywania dokumentów itp.

Działalność dydaktyczna: nauczyciel w Przemysłowym Centrum Zaawansowanego Szkolenia Ogólnorosyjskiego Instytutu Badań Naukowych ds. Dokumentacji...

Doronina Larisa Aleksiejewna

nauczyciel

Kandydat nauk ekonomicznych, wysoko wykwalifikowany nauczyciel, specjalista w zakresie zarządzania dokumentacją

Regalia:

Profesor nadzwyczajny w Katedrze Zarządzania Dokumentacją i Dokumentacji Wspomagania Zarządzania
Zastępca Dyrektora Instytutu Systemów Informacji Zarządczej
Wiodący specjalista w zakresie wsparcia dokumentacji zarządczej
Członek Krajowego Stowarzyszenia Profesjonalnych Sekretarek i Menedżerów Biur
Członek redakcji czasopism „Kadrovik” i „Zarządzanie Aktą Personalną”.
Autor podręcznika „Zarządzanie dokumentacją” (SUM, 2012) oraz współautor podręcznika „Zarządzanie dokumentacją: warsztat”.
Główny nauczyciel w Centrum Szkoleniowym Gazpromu i Państwowym Centrum Koordynacyjnym Technologii Informacyjnych Rosyjskiego Ministerstwa Edukacji.
Uczestnik projektów automatyzacji dokumentów w IKT, IBS i Vest Meta-Technologies.

Lider seminariów i szkoleń w Centrum Rozwoju Biznesu „Profi-Kariera”:

Dokumentacja
Organizacja i technologia wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej
Technologie informacyjne w zarządzaniu personelem
Praca biurowa w dziale HR
Technologia informacyjna w służbie wychowania przedszkolnego
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Archiwum elektroniczne
Systemy administracyjne i technologie biurowe
Systemy korporacyjne oparte na rozwiązaniach SAP
Studia archiwalne

„Oficer personalny, zarządzanie dokumentacją kadrową”

„Dobry sekretarz”

„Zarządzanie biurem i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie”

„Obsługa HR i personel”

„Podręcznik sekretarki i kierownika biura”

„Katalog HR”

"Praca w biurze"

„Sprawy sekretarskie”

"Zarządzanie personelem"

„Obsługa HR”

„Szukaj: od projektu do klucza”

Za działalność wydawniczą otrzymała dyplom magazynu „Personnel Business”.

Kandydat nauk ekonomicznych, nauczyciel akademicki o wysokich kwalifikacjach, specjalista w zakresie zarządzania dokumentami. Regalia: Profesor nadzwyczajny Katedry Zarządzania Dokumentami...

Zaripova Ludmiła Igorevna

nauczyciel

Ekspert-praktyk z zakresu dokumentacyjnego wsparcia kadry zarządzającej.
Zastępca Głowa Przemysłowe centrum zaawansowanego szkolenia Ogólnorosyjskiego Instytutu Badań Naukowych Dokumentacji i Archiwów (VNIIDAD)
Kierownik Centrum Kształcenia na Odległość w zakresie Pracy Biurowej i Zarządzania Dokumentami oraz Sekretariatu Centrum Rozwoju Biznesu „Profi-Kariera”

Prowadzi seminaria i kursy mistrzowskie na następujące tematy:

Dokumentacja dokumentów organizacyjnych i administracyjnych Praca biurowa i obieg dokumentów
System monitorowania realizacji dokumentów i instrukcji w organizacji
Sporządzanie i realizacja protokołów posiedzeń i konferencji
Korespondencja biznesowa
Zarządzanie dokumentacją kadrową
Dostosowanie lokalnych przepisów pracodawcy do wymagań standardów zawodowych
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Działalność dydaktyczna:

Nauczyciel w Przemysłowym Centrum Szkoleniowym Zaawansowanym
Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Zarządzania Dokumentami i Archiwizacją, doświadczenie w prowadzeniu seminariów korporacyjnych.
Sztuka. Wykładowca w Katedrze Zautomatyzowanych Systemów Zarządzania Dokumentacją Instytutu Historyczno-Archiwalnego Rosyjskiego Państwowego Uniwersytetu Edukacyjno-Naukowego, VNIIDAD

W Centrum Studiów Zaawansowanych Ogólnorosyjskiego Instytutu Badawczego Dokumentacji i Archiwizacji (VNIIDAD)
Centrum Rozwoju Biznesu „Profi-Kariera”
W wydawnictwie Aktion i MCFR w webinariach organizowanych przez czasopisma „Nowoczesne technologie pracy biurowej i obiegu dokumentów” oraz „Katalog sekretarki i kierownika biura”

Autor praktycznego poradnika „Cechy językowe i zasady formatowania tekstów dokumentów biznesowych”
Autor magazynu„Praca biurowa” i „Praca biurowa i obieg dokumentów w przedsiębiorstwie”, Dyrekcja sekretarki i kierownika biura”

Zrealizowane projekty

Udział w opracowywaniu i wdrażaniu zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentacją OJSC Gazprom i Akademii Medycznej Sechenov
Opracowywanie dokumentów zarządczych, raportów listów biznesowych dla OJSC Gazprom

Klienci:

Instytut Korporacyjny OJSC Gazprom
Rząd Moskiewski (zaawansowane szkolenie dla pracowników państwowych i komunalnych
OJSC Norilsk Nikiel
OJSC AvtoVAZ
FSUE „Rosenergoatom”
Poczta rosyjska FSUE
UPDC Ministerstwo Spraw Zagranicznych Federacji Rosyjskiej itp.

Ekspert-praktyk z zakresu dokumentacyjnego wsparcia kadry zarządzającej. Zastępca Głowa Przemysłowe centrum zaawansowanego szkolenia Ogólnorosyjskiego Instytutu Badawczego Dokumentacji i Ar...

Kuzniecow Siergiej Lwowicz

nauczyciel

Wiodący specjalista Federalnej Agencji Archiwalnej (Rosarków), dr hab.

Redaktor Naczelny czasopisma „Praca Biurowa” Członek rad redakcyjnych czasopism „Praca Biurowa” i „Biznes Sekretarski”.

doświadczenie

Wiodący specjalista Federalnej Agencji Archiwalnej (Rosarków)

Od 1985 roku pracował w Archiwach Państwowych Federacji Rosyjskiej na różnych stanowiskach, od archiwisty I kategorii, młodszego pracownika naukowo-dydaktycznego do zastępcy kierownika. wydział archiwum wydziałowego

Od 1992 do 2001 kierownik archiwum centrum naukowo-informacyjnego Fundacji Gorbaczowa

Edukacja: Moskiewski Państwowy Instytut Historyczno-Archiwalny

Działalność dydaktyczna

Wykłada na Rosyjskim Państwowym Uniwersytecie Humanitarnym (RGGU) oraz na kursach i seminariach z zakresu zarządzania dokumentacją i archiwami

Tematyka seminariów

automatyki biurowej.

zautomatyzowane technologie w zarządzaniu

Zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej i w chmurze

Działalność doradcza

konsultant wydziału prac organizacyjnych, naukowych i metodologicznych oraz zautomatyzowanych technologii archiwalnych Federalnej Agencji Archiwalnej

Niezależny analityk ds. realizacji złożonych projektów automatyki.

Wiodący specjalista Federalnej Agencji Archiwalnej (Rosarków), dr hab. Redaktor naczelny czasopisma „Deloproizvodstvo” Członek rad redakcyjnych czasopism „Delo...

Pszenko Aleksander Władimirowicz

nauczyciel

Kandydat nauk historycznych

Kierownik Działu Dokumentacji i Wychowania Przedszkolnego» Instytut Systemów Informacji Zarządczej Państwowej Wyższej Szkoły Zarządzania

Członek Gildii Menedżerów Dokumentacji»

PRAKTYCZNE DOŚWIADCZENIE-

WNIIDAD - głowa sektor „Poprawa wsparcia dokumentacyjnego dla kadry kierowniczej (DOU); -

Kierownik działu Instytut Systemów Informacji Zarządczej Państwowej Wyższej Szkoły Pedagogicznej „Dokumentacja i Wychowanie Przedszkolne”.

Działalność dydaktyczna

Prowadzi seminaria na temat zaawansowanych szkoleń tematycznych

„Dokumentacja i dokumentacja czynności zarządczych”

„Technologie wspomagające dokumentację zarządzania”,

„Systemy administracyjne i technologie biurowe”;

„Zarządzanie dokumentacją kadrową”

„Organizacja obsługi personelu”;

„Studia archiwalne”

„Archiwa państwowe i resortowe”,

„Praca archiwalna w placówkach handlowych, instytutach badawczych i innych strukturach zarządczych”

Ma PODZIĘKOWANIA: Certyfikat honorowy Federalnej Służby Archiwalnej Rosji (Rosarchów) Certyfikat honorowy Federalnej Agencji Archiwalnej, członek „Cechu Menedżerów Dokumentacji”

Kandydat nauk historycznych, kierownik Katedry Zarządzania Dokumentacją i Wychowania Przedszkolnego, Instytut Systemów Informacji Zarządczej, Państwowa Wyższa Szkoła Pedagogiczna, Członek Cechu Menedżerów...

Daty i lokalizacje

Daty rozpoczęcia szkoleń nie zostały ustalone.

V.F. Yankovaya, K.I. N., zastępca Dyrektor VNIIDAD

W ostatnich latach Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Dokumentacji i Archiwizacji (VNIIDAD) wielokrotnie prowadził prace związane z badaniem dokumentów elektronicznych, opracowywaniem podstaw normatywnych i metodologicznych w zakresie organizacji pracy z dokumentami elektronicznymi w pracy biurowej i organizacji ich archiwizacji składowanie.

W 2005 roku opublikowano podręcznik naukowy i metodologiczny M. V. Larina i O. V. Ryskovej „Dokumenty elektroniczne w zarządzaniu”, w którym zbadano charakter dokumentu elektronicznego, podsumowano doświadczenia w zakresie regulacji regulacyjnych dotyczących pracy z dokumentami elektronicznymi oraz doświadczenia w korzystaniu z zautomatyzowanych zarządzanie dokumentacją systemów.

Do najważniejszych prac badawczych prowadzonych przez instytut w poprzednim okresie należy opracowanie podstaw normatywnych, metodologicznych i technologicznych tworzenia, przechowywania i wykorzystania archiwalnych elektronicznych zasobów informacji – temat realizowany w ramach federalnego programu celowego „Elektroniczna Rosja” ”w latach 2007–2008 . Celem pracy było stworzenie standardu regulacyjnego i oprogramowania dla modelowego systemu zarządzania elektronicznym archiwum organów władzy publicznej. Oprócz tej pracy instytut w latach 2007-2008. Normy krajowe zostały przygotowane w oparciu o normy ISO:

GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania";
GOST R ISO 23081-1-2008 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Procesy zarządzania dokumentacją. Metadane dokumentów.”
Tak naprawdę standardy obejmują zarządzanie dokumentami elektronicznymi i zawierają wymagania dotyczące systemów zarządzania dokumentami, procesów zarządzania, dokumentów elektronicznych i ich metadanych.
W 2009 roku Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 roku nr 477 zatwierdzono regulamin pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, w przygotowanie projektu którego bezpośrednio zaangażował się VNIIDAD.
Zasady zostały opracowane zgodnie z ustawą federalną z dnia 27 lipca 2006 r. „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” (art. 11) i stały się pierwszym dokumentem regulacyjnym określającym podstawowe zasady organizacji pracy z dokumentami elektronicznymi w biurze praca organów agencji rządowych (Rozdział VI „Funkcje pracy z dokumentami elektronicznymi”).
Obecnie Regulamin jest jedynym dokumentem regulacyjnym, który ustanawia ogólne wymagania dotyczące organizacji pracy z dokumentami elektronicznymi w pracy biurowej federalnych organów wykonawczych. Opracowując Rozdział VI Regulaminu, sformułowano i wdrożono ważną zasadę metodologiczną, zgodnie z którą organizacja pracy z dokumentami w formie papierowej i elektronicznej, zarówno w pracy biurowej, jak i w archiwum, opiera się na jednej metodologii, ale różnej technologie.
Do najważniejszych postanowień Regulaminu, które mają charakter metodologiczny, zaliczają się następujące postanowienia:
- dokumenty elektroniczne są tworzone, przetwarzane i przechowywane w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami federalnego organu wykonawczego;
- elektroniczne podpisy cyfrowe służą do podpisywania dokumentów elektronicznych federalnego organu wykonawczego , certyfikowane zgodnie z ustaloną procedurą;
- do rejestrowania i wyszukiwania dokumentów w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami federalnego organu wykonawczego stosuje się obowiązkowe informacje o dokumentach (lista obowiązkowych informacji o dokumentach zawartych w EDMS znajduje się w załączniku do Regulaminu) oraz informacje dodatkowe o dokumentach można użyć;
- przy przekazywaniu otrzymanych dokumentów elektronicznych do rozpatrzenia przez szefa federalnego organu wykonawczego, wysyłaniu dokumentów elektronicznych do jednostek strukturalnych i odpowiedzialnych kierowników federalnego organu wykonawczego, przesyłaniu dokumentów elektronicznych i przechowywaniu dokumentów elektronicznych, ich dane rejestracyjne są przekazywane (przechowywane) wraz z dokumenty elektroniczne;
- przyjmowanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych odbywa się przez służbę zarządzania biurem federalnego organu wykonawczego;
- wykonane dokumenty elektroniczne są usystematyzowane w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw federalnego organu wykonawczego; przy sporządzaniu spisu spraw wskazuje się, że sprawa jest prowadzona w formie elektronicznej (okresy przechowywania dokumentów elektronicznych odpowiadają okresom ustalonym dla podobnych dokumentów w wersji papierowej).
Od 2009 roku do chwili obecnej Instytut w ramach Federalnego Programu Celowego „Kultura Rosji” corocznie prowadzi prace mające na celu monitorowanie przepływu dokumentów w federalnych organach wykonawczych. W ramach tych prac zbierane i analizowane są dane dotyczące dynamiki wolumenu przepływu dokumentów w urzędach administracji rządowej oraz analizowane są zmiany parametrów jakościowych obiegu dokumentów: skład dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej), wykorzystanie nośników elektronicznych podpisów, identyfikowane i badane są problemy przejścia na elektroniczny obieg dokumentów, międzywydziałowe interakcje elektroniczne, a także problemy związane ze stosowaniem elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.
W szczególności dane uzyskane w roku 2013 (dla roku 2012) pokazują, że po raz pierwszy w całym okresie obserwacji nastąpiła redukcja liczby dokumentów w formie papierowej, pozyskiwanych głównie w wyniku interakcji federalnych organów wykonawczych z władzami wyższymi (Kancelarią Prezydenta). Administracja Federacji Rosyjskiej, aparat Rządu Federacji Rosyjskiej) oraz współdziałanie centralnych urzędów federalnych władz wykonawczych z ich jednostkami terytorialnymi w podmiotach wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej. Jednocześnie nastąpił znaczny wzrost liczby dokumentów elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem systemu MEDO w interakcji organów federalnych z podległymi jednostkami w podmiotach Federacji Rosyjskiej oraz w organizacji działań wewnętrznych. Spośród 63 federalnych organów wykonawczych, których dane wykorzystano w badaniu, 17 w swoich działaniach wewnętrznych całkowicie przeszło na elektroniczny obieg dokumentów, eliminując tym samym korespondencję wewnętrzną w formie dokumentów papierowych. Tym samym dokumenty elektroniczne stały się już istotnym czynnikiem wpływającym na zmniejszenie objętości dokumentacji papierowej.
Istotny dla instytutu i ważny dla wszystkich specjalistów w dziedzinie zarządzania i archiwizacji dokumentacji jest opracowany przez instytut słownik pojęć „Zarządzanie dokumentacją”. i projekt GOST R 7…. „System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje”, który jest zatwierdzany przez Rosstandart. Obydwa dokumenty zawierają terminologię z zakresu zarządzania dokumentami, w tym odzwierciedlającą procesy zarządzania dokumentami elektronicznymi. Są to określenia typu dokument elektroniczny, metadane, konwersja, migracja, format pliku, elektroniczne zarządzanie dokumentami itp. W przeciwieństwie do standardu, który obejmuje jedynie podstawową terminologię z danej dziedziny, słownik zawiera główny zbiór terminów aktywnie wykorzystywanych przez specjalistów.
W 2007 roku zarządzeniem Ministra Kultury Rosji z dnia 18 stycznia 2007 roku nr 19 przyjęto Zasady organizacji przechowywania, pozyskiwania, utrwalania i wykorzystywania dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w państwie i zatwierdzono archiwa miejskie, muzea i biblioteki, organizacje Rosyjskiej Akademii Nauk, co stało się normatywną podstawą działalności archiwów państwowych i miejskich.
Archiwa organizacji nadal nie posiadają dokumentu regulacyjnego określającego tryb przechowywania dokumentów oraz procedurę przekazywania dokumentów do stałego przechowywania w archiwach państwowych i miejskich. Z tego powodu w latach 2010–2012. VNIIDAD przygotował projekt zasad organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach rządowych, samorządach lokalnych i organizacjach. W 2013 roku ukończono prace nad projektem tego dokumentu, uwzględniając uwagi zgłoszone przez instytucje archiwalne Federacji Rosyjskiej. Zakłada się, że po sfinalizowaniu projektu, z uwzględnieniem projektów przygotowanych w latach 2012–2013. zalecenia dotyczące organizacji przechowywania dokumentów elektronicznych w archiwach organizacji, które zostaną omówione poniżej, zasady te zostaną przedłożone do zatwierdzenia Ministerstwu Kultury Rosji;

Efekt prac VNIIDAD w latach 20012–2013. to projekty dwóch dokumentów:
zalecenia dotyczące kompilowania, rejestrowania i organizacji przechowywania elektronicznych dokumentów archiwalnych w archiwach organizacji;
zalecenia dotyczące kompletowania, utrwalania i organizacji przechowywania elektronicznych dokumentów archiwalnych w archiwach państwowych i gminnych.
Celem opracowania rekomendacji jest stworzenie jednolitych podstaw metodologicznych i metodycznych organizacji pracy z archiwalnymi dokumentami elektronicznymi w archiwach organów państwowych, samorządowych, organizacji państwowych i niepaństwowych oraz w archiwach państwowych i gminnych, w tym organizacja przechowywania, pozyskiwania i księgowania dokumentów elektronicznych, w oparciu o wymagania rosyjskiego ustawodawstwa w zakresie archiwizacji, z uwzględnieniem trendów w rozwoju technologii informatycznych w kontekście przejścia na międzywydziałową interakcję elektroniczną.
Zalecenia dotyczą elektronicznych dokumentów zarządczych, które są tworzone, przetwarzane i przechowywane w systemach informatycznych organizacji, podlegają przechowywaniu w archiwum organizacji w sposób i w terminach ustalonych dla podobnych dokumentów w formie papierowej, a także dokumentów elektronicznych podlegających przekazać do przechowywania organom rządowym (miejskim).
Zalecenia opracowano z uwzględnieniem przepisów ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”, Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. nr 477 oraz inne przepisy aktów prawnych z zakresu informacji, dokumentacji i spraw archiwalnych.
Przy opracowywaniu zaleceń wzięto pod uwagę przepisy norm krajowych Federacji Rosyjskiej oraz normy Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania.
GOST R ISO 23081-1-2008. System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Zarządzanie dokumentami. Procesy zarządzania dokumentacją. Metadane dokumentów.
GOST R 53898-2010. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją. Interakcja systemów zarządzania dokumentacją. Wymagania dotyczące wiadomości elektronicznej.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją. Zarządzanie dokumentami. Informacje przechowywane w formie elektronicznej. Zalecenia dotyczące zapewnienia ważności i wiarygodności.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Zapewnienie długoterminowego bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych.
ISO 19005-1:2005. Zarządzanie dokumentami. Elektroniczny format pliku dokumentu umożliwiający długotrwałe przechowywanie. Część 1: Korzystanie z formatu PDF 1.4 (PDF/A-1) (Zarządzanie dokumentami – Format pliku dokumentu elektronicznego do długoterminowego przechowywania – Część 1: Korzystanie z formatu PDF 1.4 (PDF/A-1).
W projekcie rekomendacji zaproponowano dwa podejścia do organizacji przekazywania i przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych w archiwach organizacji, archiwach państwowych i miejskich: przekazywanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych na fizycznie odrębnych nośnikach materialnych oraz przekazywanie dokumentów elektronicznych kanałami informacyjnymi i telekomunikacyjnymi z późniejszym przechowywanie na serwerach archiwalnych organizacji, archiwum państwowe (miejskie).
Cechą archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych jest to, że w archiwum organizacji, archiwum państwowym lub miejskim dokumenty elektroniczne są przechowywane w dwóch identycznych egzemplarzach, które w zaleceniach są oznaczone jako kopie główne i robocze. Instancja główna jest referencją i jest używana w wyjątkowych przypadkach, na przykład w celu utworzenia działającej instancji w celu zastąpienia instancji, która uległa awarii. Dokument roboczy, jak sama nazwa wskazuje, to kopia używana w archiwum we wszystkich przypadkach, gdy konieczne jest odtworzenie dokumentu elektronicznego lub wykonanie kopii dokumentu elektronicznego w celu udostępnienia użytkownikom.
Zalecenia stanowią, że przygotowując dokumenty elektroniczne do przekazania do przechowywania w archiwum organizacji, dokonuje się ich konwersji do formatu przechowywania archiwalnego PDF/A-1, po czym tworzone są kontenery dokumentów elektronicznych.
Kontener dokumentów elektronicznych to skompresowany folder (archiwum zip), który zawiera:
dokument elektroniczny w formacie PDF/A-1;
metadane dokumentu w formacie XML;
plik(i) odłączonych podpisów elektronicznych.
Ponieważ podpisy elektroniczne w momencie przekazywania dokumentów elektronicznych do przechowywania w archiwum organizacji, a po określonym czasie do archiwum państwowego lub miejskiego będą nieważne i nie będą w stanie zapewnić integralności dokumentu, zalecenia sugerują użycie technologii kodowania skrótu w celu obliczenia sumy kontrolnej pojemnika na dokumenty elektroniczne.

Zalecenia przewidują również, że w przypadku zmiany środowiska programowo-sprzętowego oraz starzenia się formatów komputerowych lub uszkodzenia nośników, archiwum organizacji (archiwum państwowe lub miejskie) prowadzi prace mające na celu konwersję dokumentów elektronicznych na nowe formaty i/lub migrować do nowych mediów.

Ponadto sekcje zaleceń zawierają postanowienia dotyczące organizacji przechowywania dokumentów elektronicznych w archiwum, zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych przechowywanych w archiwum, rejestrowania i korzystania z dokumentów elektronicznych, a także procedury przenoszenia dokumentów z archiwum organizacji do archiwum państwowego lub miejskiego. Ważne jest, aby archiwa przechowujące dokumenty elektroniczne posiadały odpowiedni sprzęt i oprogramowanie do wykonywania niezbędnych prac: sprawdzania odtwarzalności dokumentów elektronicznych, przeprowadzania konwersji i migracji, kopiowania dokumentów elektronicznych itp., a także wyspecjalizowanych archiwistów ze specjalnym przeszkoleniem w dziedzinie technologii informatycznych.

Kolejnym tematem zrealizowanym przez instytut w 2013 roku były „Wymagania funkcjonalne w zakresie archiwizacji i zarządzania dokumentacją dla systemów informatycznych zapewniających elektroniczny obieg dokumentów w procesie wewnętrznych działań federalnych organów wykonawczych”. Wiadomo, że obecnie na rynku oprogramowania biurowego istnieje kilkadziesiąt różnych systemów zapewniających elektroniczne zarządzanie dokumentami; różne systemy są również stosowane w federalnych organach wykonawczych. Wymagania dotyczące elektronicznych systemów informacyjnych zarządzania dokumentami federalnych organów wykonawczych, uwzględniające między innymi potrzebę przetwarzania informacji urzędowych o ograniczonej dystrybucji za pośrednictwem tych systemów, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Telekomunikacji i Komunikacji Masowej Rosji z dnia 2 września, 2011 nr 221, w dziale II „Opis procesów obsługi dokumentów dla kierownictwa w EDMS federalnej władzy wykonawczej” » zawierają daleki od pełnego opisu wymagań dotyczących funkcjonalności systemów, pozostawiając poza zakresem wymagań dotyczących składu metadanych dokumentów niezbędnych do zarządzania dokumentami autentycznymi, integralnymi, rzetelnymi i użytecznymi w całym cyklu ich życia w pracy biurowej oraz na etapie ich archiwizacji (od organizacji archiwum do archiwum państwowego lub miejskiego).

W wyniku tego tematu podany jest opis głównych procesów zarządzania dokumentami w EDMS w ramach cyklu życia dokumentu, formułowane są ogólne zasady i wymagania dotyczące EDMS, a także podany jest schemat klasyfikacji i organizacji spraw, wymagania dla funkcji aplikacyjnych EDMS ustala się wymagania dotyczące wsparcia informacyjnego EDMS, wymagania dotyczące stosowania podpisu elektronicznego, wyszukiwania informacji i przedstawiania informacji oraz raportowania, wymagania dotyczące kontroli informacji w EDMS, za organizację przechowywania informacji w EDMS, za administrowanie i zarządzanie uprawnieniami w EDMS, wymagania dotyczące funkcjonowania EDMS, za wzorce do naśladowania i szkolenie użytkowników.

Odrębny załącznik do raportu na ten temat zawiera opis składu pól formularzy wejściowych (karty rejestracyjne i kontrolne dokumentów, karty klasyfikatorów i katalogi wchodzące w skład projektowanego systemu), zapewniając identyfikację różnych grup dokumentów i zarządzanie nimi w całym cyklu życia dokumentów w EDMS, funkcjonalne przypisanie informacji o dokumentach zawartych w EDMS. Opisując pola formularzy wejściowych, istnieje możliwość włączenia dokumentu do systemu informacyjnego archiwum organizacji, a następnie do systemu informacyjnego archiwum państwowego lub miejskiego, jeżeli dokument podlega trwałemu przechowywaniu w odpowiednim archiwum .

VNIIDAD od wielu lat współpracuje z twórcami oprogramowania do pracy biurowej i archiwów, w szczególności z AltSoft CJSC (St. Petersburg) i AS-Archive LLC (Moskwa), których specjaliści zajmują się pracami badawczo-rozwojowymi.
Ponadto w 2013 roku VNIIDAD wraz z firmą AS-Archive rozpoczęło realizację projektu mającego na celu stworzenie kompleksu systemów informatycznych zapewniających zarządzanie dokumentami elektronicznymi w procesie działalności VNIIDAD oraz przechowywanie archiwalnych dokumentów elektronicznych (w oparciu o VNIIDAD archiwum).

W wyniku badań nowoczesnych podejść do zarządzania, klasyfikacji i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, sformułowana została koncepcja utworzenia cyfrowego repozytorium dokumentów elektronicznych (DSED) jako struktury organizacyjno-prawnej utworzonej w celu stworzenia jednolitej przestrzeni prawnie istotne dokumenty elektroniczne, w tym ich fizyczne rozmieszczenie oraz zapewnienie niezmienności, bezpieczeństwa, dostępności w ramach przyjętej polityki bezpieczeństwa.

Obecnie określono wymagania dotyczące funkcjonalności zespołu zautomatyzowanych systemów informatycznych, przeprowadzono ocenę techniczną i ekonomiczną środków technicznych, utworzono kompleks oprogramowania i sprzętu do realizacji funkcjonowania zautomatyzowanych systemów, wspólne dokonano zmian w głównych obszarach i zadaniach wdrażania EDMS oraz archiwum organizacji.

W ramach wspólnych prac planowane jest uruchomienie zautomatyzowanych systemów organizacji pracy zbiorowej nad projektami dokumentów zarządczych i dokumentów powstałych w toku prac badawczych; organizacja pracy edukacyjno-wychowawczej w systemie dokształcania i doskonalenia zawodowego; organizacja pracy informacyjnej; organizacja pracy strony internetowej instytutu.

Larin M.V. Dokumenty elektroniczne w zarządzaniu: Metoda naukowa. zasiłek / M.V. Larin, O.I. Rysków – M.: VNIIDAD, 2005.

Zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą federalną z dnia 6 kwietnia 2011 r. nr 63-FZ „O podpisie elektronicznym” - podpisy elektroniczne.

Zarządzanie dokumentami. Warunki i definicje. Słownik. - M.: VNIIDAD, 2013.

Suma kontrolna (pojemnika na dokumenty elektroniczne) to wartość wyliczana ze zbioru danych poprzez zastosowanie określonego algorytmu (funkcji skrótu) i służąca do sprawdzenia integralności danych podczas transmisji lub przechowywania, a także do szybkiego porównania dwóch zbiorów danych pod kątem nie- równoważności, łącznie z określeniem obecności wirusów komputerowych.

Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Dokumentacji i Archiwizacji (VNIIDAD) jest częścią systemu Federalnej Agencji Archiwalnej (Rosarkiw). Do jego głównych zadań pozostaje rozwijanie teoretycznych i metodologicznych problemów archiwistyki i zarządzania dokumentacją, spraw archiwalnych oraz dokumentacyjnego wspomagania zarządzania.

Instytut posiada zakłady badawcze w głównych obszarach działalności: wydział archiwistyki (w jego skład wchodzi: sektor organizacji naukowej aparatury referencyjnej i rozliczania dokumentów archiwalnych, sektor pozyskiwania i badania wartości dokumentów, sektor wykorzystania dokumentów archiwalnych), wydział dokumentoznawstwa (w jego skład wchodzi: sektor dokumentacyjnego wspomagania zarządzania, sektor standaryzacji i zarządzania dokumentacją), dział ekonomicznego i technologicznego wsparcia spraw archiwalnych (w jego skład wchodzi: laboratorium zapewnienia bezpieczeństwa archiwaliów dokumentów, ekonomika spraw archiwalnych, laboratorium zautomatyzowanych technologii archiwalnych). Wśród 88 pracowników instytutu (stan na 1 stycznia 2013 r.) jest 1 członek korespondent RAS, 6 doktorów nauk ścisłych i 30 kandydatów na naukowców.

Instytut opracował zasady, metody i regulaminy pracy archiwów państwowych i archiwów organizacji. Stworzono szereg wykazów dokumentów regulujących wybór dokumentów do przechowywania archiwalnego. Do najważniejszych obszarów pracy badawczej instytutu należy rozwiązywanie problemów teorii i praktyki badania wartości dokumentów i archiwizacji, tworzenie i rozwijanie systemu aparatu odniesienia naukowego oraz jego bazy teoretycznej i metodologicznej, klasyfikowanie informacji archiwalnych. Specjaliści instytutu z powodzeniem zajmują się zagadnieniami ekonomiki archiwalnej, dbając o bezpieczeństwo dokumentów archiwalnych i ich wykorzystanie.

W obszarze zarządzania dokumentacją i wspomagania dokumentacji zarządzania instytutem prowadzone są badania teoretyczne związane z badaniem istoty informacyjnej dokumentu, jego właściwości i funkcji, procesów tworzenia dokumentów, a także kształtowania systemów dokumentacji. Prowadzone są badania nad historią pracy biurowej oraz terminologią zarządzania dokumentacją i dokumentacją wspomagającą zarządzanie. Badania stosowane mają na celu podsumowanie praktycznych doświadczeń w opracowywaniu i wdrażaniu technologii pracy z dokumentami, w tym elektronicznymi, oraz elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (korporacyjnych systemów informatycznych), opracowanie podstaw organizacyjnych do budowy systemów zarządzania dokumentami.

Instytut z sukcesem współpracuje z Międzynarodową Organizacją Normalizacyjną, uczestniczy w opracowywaniu najważniejszych międzynarodowych standardów zarządzania dokumentami oraz przybliża pryncypialne stanowisko rosyjskich dokumentoznawców w kwestiach zarządzania dokumentami i standaryzacji tego typu działalności. światowa społeczność zawodowa.

Problematyka naukowo-badawcza instytutu w ostatnich latach jest ściśle powiązana ze zmianami zachodzącymi w dziedzinie technologii informatycznych, coraz powszechniejszą dystrybucją dokumentów elektronicznych oraz znaczącym rozwojem elektronicznego obiegu dokumentów. Znaczące miejsce zajmują prace w zakresie doskonalenia wsparcia dokumentacyjnego zarządzania, zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów archiwalnych, rozwoju zautomatyzowanych technologii archiwalnych oraz funkcjonowania archiwów elektronicznych.

Przy Instytucie działa Branżowe Centrum Informacji Naukowo-Technicznej z zakresu Archiwistyki i Zarządzania Dokumentacją (w jego skład wchodzi: sektor obsługi i utrzymania informacji SIF, sektor zagranicznej informacji naukowo-technicznej z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, sektor elektronicznej zasoby informacji naukowo-technicznej), która udostępnia archiwom i innym zainteresowanym organizacjom informacje z zakresu zarządzania dokumentacją i spraw archiwalnych. Istnieje Branżowe Centrum Zaawansowanych Szkoleń w zakresie Zarządzania Archiwami i Dokumentacją, które zapewnia przekwalifikowanie i zaawansowane szkolenie personelu w tych obszarach. W 2003 roku decyzją Rady Szefów Rządów państw członkowskich WNP instytut otrzymał status podstawowej organizacji zajmującej się przekwalifikowaniem i doskonaleniem kadr w zakresie archiwistyki, zarządzania dokumentacją i wspomagania dokumentowania zarządzania państwami członkowskimi Wspólnoty Niepodległych Państw.

W skład Rady Naukowej Instytutu wchodzą czołowi specjaliści z Federalnej Agencji Archiwalnej, VNIIDAD i innych organizacji. Działają studia podyplomowe oraz rada rozpraw doktorskich do obrony rozpraw doktorskich i kandydatów nauk historycznych w specjalności: 25.05.02 - dokumentistyka, dokumentistyka, archiwistyka.