Отличный секретарь. Формирование и оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях К стандартным реквизитам бланка относятся
Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.
Две применяемые формы
1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.
Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.
2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.
Где используется лист-заверитель?
Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:
- Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
- Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).
Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.
Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.
Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:
- Наименование документа - в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
- Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
- Далее указывается количество листов в описи дела;
- Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 - фотография);
- Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.
Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?
Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).
Куда запрещено помещать лист-заверитель:
- На лицевую часть обложки сшитого дела;
- На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.
Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.
|
|
 Открытие расчетного счета в банке "Точка"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Восточный банк"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Открытие"
|
|
Открытие расчетного счета в банке "ВТБ"- Похожие записи
-
Образец заполнения формы Т-10
-
Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 и Т-6а)
-
Командировочное удостоверение (форма Т-10)
Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9
Правила заполнения листа-заверителя дела
И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.
Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:
- наличие литерных номеров листов;
- наличие пропущенных листов;
- номеров листов с наклеенными фотографиями;
- номеров крупноформатных листов;
- номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
- номеров поврежденных листов:
- наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.
Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.
Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь.
Лист-заверитель дела: разбираем форму
Форма листа-заверителя дела является приложением №8 к . Напоминаю: они обязательны для всех.
Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем указывают номера крайних листов дела, например:
с №1 по №204.
Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..
То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе.
Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки.
Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.
Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это.
Основные правила работы архивов организаций рекомендуют указывать здесь же:
- номера листов с наклеенными фотографиями;
- номера крупноформатных листов;
- конверты с вложениями и количество вложенных в них листов;
- наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.
Если, по счастью, дело не имеет никаких особенностей, перечеркиваем эту таблицу буквой Z.
Подписывает лист-заверитель тот, кто его составлял.
Куда и как помещается лист-заверитель
Лист-заверитель дела подшивается последним. Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем – , потом документы дела, лист-заверитель, обложка.
Если до вас дела были оформлены без листов-заверителей, то расшивать тома ради них не нужно. Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Можно ли вносить изменения в лист-заверитель?
Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – , про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела. Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.
Составление листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1). В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, "в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи".
Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.
Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.
Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.
